Al meer dan 14.000 ondernemers en leidinggevenden volgden een cursus rond ondernemen en productiviteit bij Charlotte van ‘t Wout. Mark Tigchelaar verkocht op zijn beurt meer dan 100.000 exemplaren van zijn boeken over onder andere focus.
Maar welke tips gebruiken ze zelf in de dagelijks praktijk met hun team? Door de coronapandemie is alles wat een jaar geleden zo vanzelfsprekend leek, opeens heel anders. Hoe gaan de experts om met de uitdaging ‘werken op afstand’? In dit artikel vind je een aantal van hun tips terug.
1. Geef mensen de ruimte om niet bereikbaar te zijn – en plan dit ook voor jezelf
“Met elkaar in de creativiteitsmodus komen op afstand, is lastig. Of je nu belt via Microsoft Teams of welk systeem dan ook”, legt Mark Tigchelaar uit. Wil je écht wat creatief werk verzetten, dan is het goed om dat zelfstandig te doen. En dus je telefoon uit te zetten en je out-of-office reply aan.
“Elke afleiding – een appje beantwoorden, reageren op een mailtje – zorgt voor aandachtsresidu. Wil je vervolgens weer creatief aan de slag gaan, dan moeten je hersenen daar letterlijk van bijkomen. Hierdoor werk je trager én heb je minder ideeën. Faciliteer dus in je team de ruimte voor creativiteit.” Ofwel: accepteer dat collega’s zeggen dat ze bijvoorbeeld voor elf uur niet bereikbaar zijn.
2. Vraag jezelf bij de zoveelste videocall-uitnodiging af: zou ik deze afspraak hebben geïnitieerd?
Mark: “Weet wat je doelen en ambities zijn, anders kun je nooit een kans en een afleiding van elkaar onderscheiden. Zonder doel geen focus. Een mailtje kan een afleiding zijn of in lijn met je doel. Het gebeurt zo vaak in ondernemingen dat teams aan fantastische producten werken die niet in lijn zijn met de business. Dat is dan technisch een afleiding.”
Tip van Celine Charlotte van ‘t Wout: “Vraag jezelf af, zou ik deze afspraak – of het nu met een partner is of collega – hebben geïnitieerd? Je hebt misschien de neiging om uit enthousiasme of please-gedrag ‘ja’ te zeggen. Wat als het níet naar jou was toegekomen? Had je dan zelf deze kans opgezocht?”
3. Maak duidelijke afspraken over videobellen: 45 minuten of een uur?
De gewoonte sluipt erin: ‘Oh, gaan we videobellen? Dan plan ik even een uurtje in.’ Celine Charlotte: “Terwijl, 45 minuten is al best lang. Ik probeer ook vaak afspraken van 20 minuten in de agenda te zetten, zodat ik duidelijk maak: we gaan niet een heel uur praten. De sfeer wordt dan ook direct anders. ‘Heb je een kop koffie, ben je er klaar voor, hoe gaat het?’ Dat sla je allemaal over.”
Ze vult aan: “Iedere maandagochtend kom ik met mijn team online om te videobellen. Het eerste halfuur zijn we vergaderpunten aan het doornemen, het tweede halfuur werkt iedereen zelfstandig en staat bijvoorbeeld Teams nog aan. Zo kunnen we tijdens het werk kleine zaken even met elkaar overleggen. Nu je ineens je collega’s moet missen, kun je zo toch laagdrempelig samenwerken.”
4. Wil je écht focussen? Laat de klassieke werktijden los en kijk wanneer jij het productiefste bent
“Om vijf uur ‘s ochtends sta ik al naast mijn bed”, vertelt Celine Charlotte. “Een koude douche en dan begin ik aan mijn focusuurtjes. Dat betekent dat ik twee uur lang met mijn telefoon op vliegtuigstand creatieve taken doe. Alle taken waar ik normaal niet aan toekom.”
Zo vroeg opstaan is misschien iets voor diehards, maar je kunt ook een uurtje eerder beginnen. Mark: “We hebben in ons hoofd zitten dat je van negen tot vijf moet werken. Ook binnen een groot bedrijf is het door de pandemie makkelijker om te zeggen: in de ochtend heb ik mijn meest productieve uren. Na drie uur ‘s middags ben ik niet meer bereikbaar. Kijk wat intuïtief bij jou past en ga het gesprek aan.”
5. Vergeet work hard, play hard
Mark: “De grens tussen werk en privé is door het thuiswerken ontzettend aan het vervagen, daardoor hebben veel mensen het idee dat ze de hele dag ‘aan’ moeten staan. Zeker als je ‘s avonds ook nog een mailtje krijgt van een net iets te enthousiaste collega. Uit betrokkenheid of beleefdheid ga je het toch lezen, en daardoor maak je stiekem lange dagen.”
Bewaak je eigen grenzen, maar sla ook niet door in work hard, play hard. “Ik hoor het vaak bij kleinere organisaties en het mkb terugkomen: Ik werk héél hard, en daarna ga ik heel hard ontspannen. Dat is voor je brein technisch hetzelfde. Het is niet zo dat aan de linkerkant van je hoofd alle werktaken worden opgeslagen en aan de rechterkant alle privétaken. Daarnaast impliceert work hard, play hard dat je bijna geen pauzes neemt. Je brein heeft gedurende de dag oplaadmomenten nodig om goed te functioneren.”